Ansættelse og afskedigelse

Ansættelse og afskedigelse

Som kontaktperson indebærer dine opgaver både ansættelse og afskedigelse af medarbejdere. Begge processer har mange regelhensyn og kan være komplekse.

Før I slår en stilling op

Det er menighedsrådet, der ansætter menighedsrådets personale, jf. lov om ansættelse i stillinger i folkekirken m.v. Dette betyder, at det altid er menighedsrådet, der er ansættelsesmyndighed. Kompetencen til at beslutte, hvem der skal ansættes, kan rådet dog uddelegere til fx en kirkegårdsleder eller en administrationschef.

Når en stilling bliver ledig eller oprettes første gang, er der flere forhold, som kræver en grundig overvejelse i menighedsrådet. Bliver en stilling ledig, er det fx ikke altid den bedste løsning at genopslå stillingen med samme opgaveindhold og timetal som før. For at få hjælp til at klarlægge jeres behov og ønsker til stillingen, kan I læse i personalevejledningen på intranettet.

Har I brug for yderligere sparring om stillingens indhold og jeres behovsanalyse, kan I rette henvendelse til jeres lokale stift. Stiftet kan også være behjælpeligt med at afgøre, om der er tale om en overenskomstmæssig stilling, en tjenestemandsstilling eller en stilling på individuelle vilkår.

Når der skal ansættes en ny medarbejder, kan menighedsrådet med fordel nedsætte et ansættelsesudvalg, så hele menighedsrådet ikke skal deltage i samtalerne, jf. lov om menighedsråd § 20.

Udover jeres behov og ønsker til stillingen, så husk også at tage stilling til økonomien.

Stillingsopslag

Alle stillinger skal som hovedregel opslås offentligt (minimum på www.jobnet.dk), med mindre der er tale om ferieafløsning, vikariater eller anden kortvarig beskæftigelse i op til 1 års varighed. Sæsonansættelser er ikke kortvarig beskæftigelse og skal slås op. Deltidsstillinger, selv med meget lille timetal, skal opslås.

Ansøgningsfristen skal være mindst 14 dage. 

I cirkulære om opslag af stillinger som kirkefunktionær i folkekirken findes reglerne for udarbejdelse af et stillingsopslag. Disse regler danner sammen med de krav, der findes i de enkelte overenskomster, grundlaget for et stillingsopslag.

Stifterne har udarbejdet en række skabeloner til stillingsopslag (de enkelte stillinger kan søges på ude i højre side), som opfylder de krav, der er til stillingsopslag.

Det skal et stillingsopslag indeholde:

• Stillingsbetegnelse og ansættelsesmyndighed.
• Arbejds- og/eller tjenestesteder.
• Ansættelsesvilkår, herunder henvisning til relevant overenskomst/fælles overenskomst, organisationsaftale samt protokollat.
• Angivelse af intervalløn/basisløn og evt. udspil til løn.
• Gennemsnitlig ugentlig arbejdstid.
• Særlige uddannelseskrav eller øvrige kvalifikationer.
• Oplysning om hvortil ansøgningen skal sendes og ansøgningsfristens udløb.
• Hvis der er tale om en stilling som organist, kordegn, kirketjener eller graver, skal opslaget indeholde oplysning om, at stillingen kan besættes på tjenestemandsvilkår, hvis ansøgeren kommer direkte fra en ansættelse på sådanne vilkår i samme stillingstype i folkekirken.

Stillingsopslaget kan indeholde:

• At der vil blive indhentet børneattest.
• Menighedsrådets krav vedrørende faglige og personlige kvalifikationer.
• Prøvetid.
• Hvornår der holdes ansættelsessamtaler.
• Faglig eller geografisk fleksibilitet i stillingen.

Værktøjskassen

• Beregning af feriedage og feriepenge
• Ansættelser m.m. (intranettet)
• Personalevejledning - Menighedsrådet som arbejdsgiver (skabeloner, vejledninger m.m.)
• Kirkeministeriets lønoversigter
• Regler om indhentning og brug af børneattester (findes under vilkår for ansættelse)

Fagforeninger og organisationer

• Danmarks Kirketjenerforening (kirketjenere)
• Danmarks kordegneforening (kordegne)
• Dansk Kirkemusiker Forening (kirkemusikere)
• Dansk Organist og Kantor Samfund (organister med kirkemusikalsk kandidateksamen)
• Fagligt fællesforbund (3F) (gartnere og gartneriarbejdere)
• Forbundet af kirke- og kirkegårdsansatte (FAKK) (gravere og kirkegårdsledere)
• Foreningen af danske kirkegårdsledere (kirkegårdsledere)
• Kirkekultur.nu (sognemedhjælpere/kirke- og kulturmedarbejdere)
• Organistforeningen

Regelgrundlag

• Cirkulære om opsigelsesvarsler m.m. for kirke- og kirkegårdsfunktionærer, der er ansat på tjenestemandslignende vilkår
• Cirkulære om opslag af stillinger som kirkefunktionær i folkekirken
• Cirkulære om tjenestemandsansatte kirkefunktionærer
• Lov om ansættelse i stillinger i folkekirken m.v.
• Lov om menighedsråd

Ansættelsessamtale, tilbud om ansættelse og on-boarding

Husk at bekræfte modtagelse af ansøgning. Skabelon til brug i forbindelse med modtagelse af ansøgning.

Ansættelsessamtalens hovedformål er, at I som menighedsråd kan vurdere ansøgeren og ansøgeren kan vurdere jer. Forud for ansættelsessamtalerne I huske at tale om, hvordan samtalerne skal gennemføres, og det skal være aftalt, hvem der fortæller om arbejdspladsen, arbejdsopgaverne og lignende. Spørg i samtalen ind til ansøgerens faglighed, erfaringer og kompetencer, og tjek evt. op på referencer. Undgå at stille for mange "ja/nej"-spørgsmål, men spørg i stedet nysgerrigt ved hjælp af hv-ord.

I ansættelsessamtalen er det også naturligt at komme ind på lønvilkår. For de fleste ansatte i Folkekirken forhandles lønnen mellem menighedsrådet og den faglige organisation, der er forhandlingsberettiget. I kan læse mere om løn og lønforhandlinger i personalevejledningen på intranettet.

Få mere viden om og inspiration til ansættelsessamtalen på intranettet, og vær opmærksom på at undgå disse spørgsmål.

Efter de afholdte ansættelsessamtaler tilbyder menighedsrådet stillingen til den bedst kvalificerede kandidat. Tilbuddet om ansættelse kan gives både mundtligt og skriftligt, og er lige bindende uanset, hvilken metode, der bruges. Stillingen kan dog først anses som besat, når den udvalgte kandidat har takket ja til ansættelsestilbuddet.

Den nye medarbejder har krav på at få et ansættelsesbevis inden for en måned efter at vedkommende er tiltrådt stillingen, hvis ansættelsesforholdet har en varighed på mere end 1 måned, og hvis gennemsnitlige ugentlige arbejdstid overstiger 8 timer. Er ansættelsesforholdet bestemt til under 1 måned eller mindre end 8 timer om ugen, er menighedsrådet ikke forpligtet til at udfærdige et ansættelsesbevis. Det anbefales dog, at der altid laves et ansættelsesbevis. Det skaber tydelighed om den indgåede ansættelsesaftale og mindsker grundlaget for uenighed og misforståelser.

I ansættelsesbeviset anføres de vilkår, som allerede er aftalt. Lønnen forhandles med den relevante fagorganisation, dog kan gravermedhjælpere og medarbejdere ansat på individuelle vilkår (ikke-overenskomstansatte) selv forhandle løn med menighedsrådet. I kan se mere om løn og lønforhandling i personalevejledningen på intranettet og se de nyeste lønoversigter på folkekirkenspersonale.dk. Husk også at sætte feriepenge eller særligt ferietillæg af - se mere om beregning af feriedage og feriepenge på virk.dk.

Stiftet kan hjælpe med at udfærdige ansættelsesbeviser, hvis I ønsker det. Ligeledes kan Landsforeningen også være behjælpelig. I personalevejledningen på intranettet ligger der skabeloner til ansættelsesbeviser for de forskellige typer stillinger.

Ansættelsesbeviset skal indeholde

• Arbejdsgiverens og lønmodtagerens navn og adresse.
• Arbejdsstedets beliggenhed.
• Titel.
• Begyndelsestidspunkt og eventuelt forventet varighed.
• Opsigelsesvarsler.
• Løn og løndele.
• Daglig eller ugentlig arbejdstid.
• Henvisning til relevante fælles overenskomster, overenskomst, organisationsaftaler samt lovregler etc.
• Øvrige ”væsentlige vilkår” fx fast fridag og rammetid.

Alle ansøgere til stillinger i det offentlige har krav på et individuelt afslag. Det vil sige, at hver enkelt ansøger, der har søgt en stilling, som vedkommende ikke bliver tilbudt, skal have besked om det. Et afslag på en stillingsansøgning er i forvaltningslovens forstand en afgørelse. Afslaget skal derfor være begrundet, når det meddeles skriftligt. Meddeles afslaget mundtligt kan modtageren inden 14 dage efter samtalen forlange at få en skriftlig begrundelse for afslaget. Der er i almindelighed ikke store krav til begrundelsen. Afgørelsen må dog angive den eller de hovedmomenter, der er tillagt vægt ved stillingens besættelse.

Eksempler på begrundet afslag

"Tak for din ansøgning til stillingen som kirketjener ved x kirke. Vi må desværre meddele, at du har fået afslag på din ansøgning, da vi har valgt en kandidat, der har kendskab til arbejdet med højmesser og kirkelige handlinger."

"Tak for din ansøgning til stillingen som graver ved x kirke. Vi må desværre meddele dig afslag på din ansøgning, da vi har valgt en kandidat, der allerede har gennemført den obligatoriske uddannelse."

En mere indgående begrundelse af afslaget kan være relevant i forhold til ansøgere med hvem der har været gennemført ansættelsessamtale.

Bemærk: Det er med andre ord ikke nok at skrive i stillingsopslaget eller lignende, at "stillingen er besat til anden side, hvis du ikke har hørt fra os inden X dato".

At få en ny medarbejder godt i gang med opgaverne er alfa og omega for en arbejdsplads. Byd jeres nye medarbejder velkommen med et planlagt introduktionsforløb til opgaver, forventninger, lavpraktik vedr. løn, arbejdstid, sommerfester, hvad gør man, hvis man bliver syg osv. Orienter de øvrige ansatte om at der kommer en ny kollega og inddrag dem evt. i introduktionsforløbet. Har I nedskrevet en personalepolitik eller en personalehåndbog – så husk at udlevere den.

Særligt for vikarer og timeansatte uden overenskomst

Det kan af og til være nødvendigt med vikarhjælp i kortere eller længere perioder. Kortere vikariater af op til 1 års varighed behøver ikke slås op, jf. cirkulæret om opslag af stillinger i folkekirken.

Overenskomsterne for gartneriarbejdere, gartnere og gravermedhjælpere gælder uanset ansættelsesforholdets varighed og omfang. Andre overenskomster finder først anvendelse, når ansættelsen når en varighed af mindst 1 måned og med et omfang på mindst 8 timer om ugen.

Hvis ansættelsesforholdet gør, at der ikke skal følges en overenskomst, skal medarbejderen ansættes på "individuelle vilkår". I så fald aftales løn mv. direkte mellem menighedsrådet og den pågældende medarbejder. Ansættelsen sker i henhold til cirkulære om visse ansatte, som ikke er omfattet af overenskomster mm. Husk, at aftale løn eller honorar inden ansættelsesstart.

I kan finde en skabelon for aftale om honorering for enkeltstående tjenester i personalevejledningen på intranettet.

Afskedigelse

Menighedsrådet har ikke kun ledelsesretten, men også ledelsespligten. Det betyder ret og pligt til at lede og fordele arbejdet, men også pligt til at fortælle medarbejderne, hvordan arbejdet forventes udført, og hvilken adfærd der forventes af medarbejderne.

Forventninger og krav kan stilles på forskellige måder, fx ved en arbejdsbeskrivelse, løbende instruktion eller en konkret instruktion.

En arbejdsbeskrivelse er dynamisk og kan ændre sig over tid. Den skal ikke ses som en facitliste, og det er ikke et lovkrav at have en arbejdsbeskrivelse, men den er et godt værktøj til at tydeliggøre de overordnede forventninger til medarbejderen.

Menighedsrådet har også instruktionsbeføjelsen overfor medarbejderne, hvilket betyder, at menighedsrådet løbende kan instruere medarbejdere i udførelsen af deres arbejde. Det kan være helt konkrete arbejdsopgaver, der forventes udført på en bestemt måde til en bestemt tid eller arbejde, som ikke skal udføres i en bestemt periode. Den løbende instruktion hører normalt til kontaktpersonens beføjelser.

Forskellige arbejdsgivere har forskellige forventninger. Derfor er det vigtigt at fortælle medarbejderne om forventninger til standard og niveau i de opgaver, de skal udføre. Arbejdsgiver og medarbejder kan fx se meget forskelligt på, hvad der er et passende rengøringsniveau, en imødekommende adfærd, en velplejet græsplæne eller et passende musikalsk niveau. Derfor går den løbende instruktion og den konkrete instruktion af forventninger til den enkelte medarbejder gerne hånd i hånd. De er begge vigtige for at medarbejderne kan udføre deres arbejdsopgaver og have en adfærd, der harmonerer med de krav og forventninger, der er til dem.

Husk, at medarbejderne ikke har mulighed for at leve op til menighedsrådets forventninger, hvis de ikke bliver kommunikeret klart og tydeligt.

Hvis medarbejderen udviser en uønsket adfærd, skal menighedsrådet tage stilling til, hvilke sanktioner, de evt. vil tage i brug for at rette op på denne adfærd. I dette tilfælde er det vigtigt at huske proportionalitet: Reaktionen/sanktionen skal med andre ord passe til den udviste adfærd.

Uformel samtale

• Bruges ved mindre forseelser, let uhensigtsmæssig adfærd, o.lign.
• Behøver ingen planlægning.
• Ligger inden for kontaktpersonens ledelsesbeføjelser og skal derfor som udgangspunkt ikke behandles på et menighedsrådsmøde.
• Forklar, hvorfor medarbejderen er indkaldt, hvad der ønskes ændret og hvordan medarbejderen kommer videre herfra.
• Husk, at lave et notat om indholdet af samtalen til dokumentation.

Påtale

• Bruges til at indskærpe, hvis medarbejderen ikke lever op til forventningerne eller har en uacceptabel adfærd og der samtidigt er tillid til, at medarbejderen vil rette op.
• Der kan have været en uformel samtale forud for en påtale, men det er ikke et krav.
• Ligger inden for kontaktpersonens ledelsesbeføjelser og skal derfor som udgangspunkt ikke behandles på et menighedsrådsmøde.
• Kan gives både mundtligt og skriftligt, men det anbefales at gøre skriftligt af hensyn til dokumentationen.
• Det bør fremgå, hvorfor påtalen gives, hvad der skal ændres og hvordan medarbejderen kommer videre herfra.
• Husk notatpligten, skriftlige påtaler skal gemmes i personalemappen.

Advarsel (sanktion)

• Bruges som indskærpelse i forhold til, hvordan medarbejderen skal agere fremover.
• Vil kunne give konsekvens for ansættelsesforholdet, hvis medarbejderen ikke retter sig.
• Advarslen er en alvorlig sanktion, og det vil derfor være naturligt, hvis der har været en uformel samtale eller påtale forud for den.
• Ligger normalt uden for kontaktpersonens ledelsesbeføjelser, og skal derfor som udgangspunkt behandles på en menighedsrådsmøde.
• Menighedsrådet bør altid overveje, om en advarsel er den rette sanktion.
• Det bør fremgå, hvad medarbejderen skal ændre, hvad der er blevet gjort for at medarbejderen kender til forventningerne, en henvisning til tidligere givne instruktioner, uformelle møder, påtaler, m.v., hvordan medarbejderen kan leve op til forventninger fremover, hvordan advarslen følges op samt hvilke konsekvenser det kan få, hvis medarbejderen ikke retter sig.
• En advarsel bør altid gives skriftligt, da den indeholder en ansættelsesretlig sanktion og kan få den konsekvens, at medarbejderen afskediges, hvis vedkommende ikke retter op på forholdet.

Tjenstlig samtale (sanktion)

• Det vil være naturligt, at kontaktpersonen deltager i samtalen sammen med en anden fra menighedsrådet eller en eventuel daglig leder på stedet.
• En tjenstlig samtale omhandler problemer med medarbejderen - typisk vedr. arbejdets udførsel eller medarbejderens adfærd.
• Bruges som indskærpelse i forhold til, hvordan medarbejderen skal agere fremover. Herudover kan en afklaring af fakta, misforståelser og uenigheder også være relevant.
• Aftal et tidspunkt for samtalen med medarbejderen, og undgå at indkalde denne på en fridag.
• Medarbejderen skal have mulighed for at fortælle om sin oplevelse af de angivne kritikpunkter. Medarbejderen og menighedsrådet behøver ikke komme til enighed om, hvad der er foregået, men det er meget vigtigt, at menighedsrådet klart og tydeligt tilkendegiver, hvad der forventes af medarbejderen fremover.
• Bruges som indskærpelse i forhold til, hvordan medarbejderen skal agere fremover.
• Medarbejderen har ret til at medbringe en bisidder til samtalen. Det vil ofte være en repræsentant fra den faglige organisation, men det kan også være en ven, ægtefælle, kollega, etc.